Traitement des données à caractère personnel de l'Amicale du personnel du Département des Alpes de Haute-Provence

L’Amicale du personnel du Département des Alpes de Haute-Provence, (ci-après dénommée « Amicale »), est responsable de la collecte et du traitement de données à caractère personnel de ses adhérents.

Quelles données recueille l’Amicale

L’Amicale peut recueillir, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines du Conseil départemental, des données à caractère personnel.

Conformément au principe de minimisation l’Amicale ne collecte que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les différentes catégories de données collectées sont les suivantes :

  • Etat civil des agents (Nom, prénom et date de naissance)
  • Coordonnées postales
  • Coordonnées téléphoniques (domicile, portable, professionnelle)
  • Coordonnées emails (personnel, professionnel)
  • Situation dans l’entreprise (service, site de travail, date d’entrée, date de sortie, statut)
  • Situation familiale
  • Etat civil des enfants & conjoints (Nom, Prénom et Date de Naissance)
  • Coordonnées bancaires (IBAN & BIC)
  • Amicaliste (Oui / Non)
  • Droit à l’image (Oui / Non)

Que fait l’Amicale de ces données

Finalité des données collectées

Des données à caractère personnel, ci-après dénommées « données personnelles », sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre de l’exécution des activités de l’Amicale.

Ces traitements sont indispensables au regard des finalités de :

  • Gestion administrative : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ou mails ;
  • Historique de suivi de commandes de prestation et d’utilisation des subventions ;
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales (spectacles, billetterie, chèques-cadeaux, séjours ou voyages, remboursements (forfaits, cinémas), locations, adhésions et ventes diverses (parfums, chocolats …)).

Durée de conservation

Pour le traitement de la gestion administrative les données personnelles sont conservées tant que les adhérents sont éligibles à au moins une prestation proposée par l’Amicale.

Pour le traitement de la gestion des prestations les données personnelles des adhérents sont conservées dans les dossiers de prestation pendant une durée de trois ans plus l'année en cours s’agissant de prestations fournies dans le cadre des œuvres sociales et correspondant à la durée de prescription en matière fiscale/sociale.

Ces durées sont prorogées des durées légales de prescriptions en cas de litige ou contentieux.

Vers quels destinataires

Pour les prestations de billetterie, chèques (cadeaux) ou voyages l’Amicale est amenée à transmettre un fichier (ou une liste) contenant les données personnelles nécessaires à l'établissement d'une commande nominative ou une liste de participants.

Quelle sécurité pour vos données

L’Amicale a défini des mesures techniques et organisationnelles permettant de protéger vos données personnelles de façon appropriée selon leur nature, l’étendue du traitement et leur accessibilité. Il s’agit par exemple du chiffrement des données et des documents, de la gestion de droits d’accès, de flux sécurisés, ...

Le respect de la sécurité et de la protection de vos données personnelles s’impose à l’ensemble des collaborateurs et élus de l’Amicale ainsi qu’à nos prestataires.

Quels sont vos droits

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données personnelles vous concernant, leur rectification ou leur effacement dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez également du droit de modifier ou de retirer, à tout moment, le consentement que vous avez accordés à l’Amicale pour le traitement de vos données personnelles.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos données personnelles et du droit à leur portabilité dans les conditions fixées par la Réglementation.

Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

Modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en vous rendant dans votre espace client dans la rubrique "Utilisation de vos données personnelles".

Vous pouvez également envoyer un courrier postal à :

  • Amicale du personnel du Département des Alpes de Haute-Provence

         13, Rue du Docteur Romieu
         CS 70216
         04995 DIGNE LES BAINS CEDEX 9

Vous devrez joindre à votre courrier vos nom, prénom et numéro d’appel ainsi que la copie d’une pièce d’identité.

Si vous n’êtes pas satisfait de vos échanges avec l’Amicale vous avez la possibilité de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante :

  • CNIL

         3, Place Fontenoy
         TSA 80715
         75334 PARIS CEDEX07

En savoir plus

Pour en savoir plus sur la politique de protection des données personnelles de l’Amicale, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

  • Amicale du personnel du Département des Alpes de Haute-Provence

         A l’attention du responsable du traitement des données à caractère personnel
         13, Rue du Dr Romieu
         CS 70216
         04995 DIGNE LES BAINS CEDEX 9

Cette adresse ne peut pas être utilisée pour l’exercice de vos droits (Veuillez-vous reporter aux paragraphes « Quels sont vos droits » et « Modalités d’exercice de vos droits) ».
L’Amicale est susceptible de faire évoluer la présente politique de protection des données à caractère personnel qui s’applique à compter du 25 mai 2018.

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